szkolenia.konin.pl

Początkowo mieliśmy opisać nasze wzajemne doświadczenia tworząc artykuł o modelowej współpracy Szefa HR z zewnętrzną firmą szkoleniową. Potem pomysł nam się trochę rozrósł i stworzyliśmy nieco bardziej rozbudowany materiał.
Przewodnik Dyrektora Personalnego – to cykl czterech artykułów skierowanych do osób wchodzących w rolę Szefa Human Resources. W kolejnych artykułach przybliżymy zadania z jakimi spotykać się będą „Personalni” począwszy od współtworzenia kultury organizacyjnej firmy, przez zatrudnianie pracowników, aż po ich rozwój zawodowy oparty o system ocen i szkolenia.
Mamy nadzieję, że cykl ten okaże się pomocny dla wielu osób wchodzących w nową, „personalną” rolę, a także, że będzie inspiracją dla starych „kadrowych wyjadaczy”. Chcielibyśmy, aby zachęcił Was do wymiany doświadczeń (na łamach „Personelu”) na temat roli i zadań HRM w nowoczesnej organizacji, co może być dla nas wszystkich bardzo pouczające.
A więc zaczynamy – jesteś nowy – i co teraz?
Ale, ale cofnijmy się jeszcze o jeden krok – do momentu kiedy decydujesz się podjąć pracę w nowej firmie. Bo to przecież nie tylko firma wybiera Ciebie, ale także Ty wybierasz firmę! To bardzo ważny moment.
Dla każdego pracownika, a miejmy nadzieję, że i dla pracodawcy, ważne jest aby czuł się on (pracownik) dobrze w pracy, bo przecież tam spędzamy ponad połowę naszego życia. Nie licząc snu (tego w domu, nie w pracy).
Takie dobre samopoczucie można uzyskać między innymi wtedy, kiedy nie przeżywamy wiecznie konfliktu pomiędzy własnymi wartościami i celami a tymi, które reprezentuje nasza firma (przyszła i teraźniejsza).
Jest to ważne dla wszystkich pracowników ale w przypadku stanowiska HR jest z całą pewnością wyjątkowo istotne (nie tylko dla pracownika ale i zatrudniającej go firmy). To przecież HR tworzy i rozwija wewnętrzną kulturę firmy oraz czuwa nad tym aby wszystkie nowo zatrudniane osoby do niej pasowały. Musi więc wierzyć w swoją organizację i musi być wobec niej lojalny.
Tak więc rada: zanim podejmiesz pracę w nowej firmie upewnij się koniecznie czy zgadzasz się z jej filozofią, wartościami, celami oraz sposobem postępowania.
Jak to zrobić? Po prostu w trakcie ostatniego swojego interview zamień role i pytaj, pytaj i pytaj. Ale również dokładnie słuchaj odpowiedzi, poczuj je całym sobą i dopiero jeżeli nie masz zasadniczych wątpliwości, to jest to praca dla Ciebie.
Dalej sytuacja rozwija się różnie, w zależności od tego czy podejmujesz pracę w nowo powstającej firmie, czy wchodzisz w już istniejącą strukturę. Prześledźmy oba warianty.
Zacznijmy od przypadku pierwszego– nowa firma.
Charakterystyczne dla takiej sytuacji na początku jest to, że robisz wszystko na raz i na „wczoraj”. Najważniejsze to nie „zwariuj” na tym etapie tylko uświadom sobie, że później będziesz miał ten luksus, że wszystko będzie poukładane tak jak chcesz (przynajmniej spróbuj sobie to wyobrazić).
Mimo, że trudno uniknąć ogólnego „wszystkonarazdozrobienia” spróbujemy podać ważniejsze kroki w przybliżonej kolejności.
1. Ustal ze swoimi przełożonymi jakie obszary Ci podlegają, a szczególnie czy są to również płace? Takie rozwiązanie jest coraz częściej stosowane, gdyż daje większą możliwość zachowania wysokości wynagrodzeń w tajemnicy. Jeżeli tak, to wybierz, przynajmniej na początkowy etap, zewnętrzną firmę do naliczania płac i prowadzenia raportowania do ZUS. Jeżeli przy wyborze nie możesz się kierować własnym doświadczeniem ze współpracy z taką firmą, to sprawdź koniecznie referencje, a nie kieruj się jedynie znaną nazwą. Czasami współpraca z małą firmą okazuje się bardziej dostosowana do Twoich indywidualnych potrzeb (jak również jest tańsza).
2. Zatrudnij pierwszą osobę, która będzie załatwiała najróżniejsze sprawy na rzecz całej firmy (w tym odbierała telefony). Przy wyborze pamiętaj, że powinna to być osoba z doświadczeniem w pracy w biurze, bardzo wszechstronna, pomocna i godna zaufania – niełatwe, co? Odpowiedni kandydat do tej pracy przyjmie takie zajęcie pod warunkiem, że będzie widział dla siebie rozwój w przyszłości (bliższej lub dalszej).
3. Poznaj planowaną strukturę organizacyjną oraz uzgodnij plan zatrudnienia (ilości osób i terminy) dla poszczególnych działów na okres minimum pół roku. Ustal, początkowo przynajmniej w zarysie, zakresy obowiązków i wymagania stawiane na poszczególnych stanowiskach. Nie przejmuj się za bardzo, jeżeli nie w pełni rozumiesz specyfikę wszystkich stanowisk od razu, to przyjdzie z czasem. Temat zatrudniania omówimy szczegółowo w drugiej części naszego cyklu.
4. Przygotuj formalno-prawne podstawy zatrudniania pracowników na poszczególne stanowiska. Pytasz o co chodzi? W zależności od charakteru pracy na poszczególnych stanowiskach mogą być zastosowane różne formy zatrudnienia lub współpracy. Nawet przy zatrudnianiu na umowę o pracę mogą wchodzić w rachubę różne sposoby rozliczania czasu pracy, różne systemy wynagrodzeń, czy chociaż różne klauzule dodatkowe. Aby się nie pogubić w gąszczu przepisów wybierz prawnika, specjalistę w prawie pracy, z którym się będziesz konsultować (a może dwóch niezależnych prawników ?). Dopracuj wspólnie z nim (z nimi) wzory umów, jakie będziesz stosować. Jeżeli musisz zatrudniać pierwsze osoby zanim jest to gotowe, zastosuj na razie zwykłe druki umów na okres próbny. Ważne jest aby docelowa wersja umów powstała możliwie szybko – bardzo trudno zmieniać raz podpisane umowy z pracownikami, szczególnie na bardziej skomplikowane, zawierające szereg postanowień dodatkowych. Również szybko potrzebne są regulaminy: pracy, wynagrodzeń i funduszu świadczeń socjalnych, te jednak nie muszą być od razu w docelowej wersji, gdyż są zwykle łatwiejsze do zmiany. Przy wyborze prawnika, poza fachowością, kieruj się tym, aby Twoja sprawa trafiała zawsze w te same ręce, bo inaczej będziesz musiał zawsze zaczynać od wyjaśniania jaka jest specyfika Twojej firmy.
5. Do zaplanowania Twojego budżetu (jeżeli będzie to od Ciebie wymagane), zastanów się wstępnie jakie narzędzia pracy i inne środki będą Ci potrzebne w przyszłości np.:
ü system komputerowy, który będzie wspomagał Twoją pracę (na początku wystarczy MS Office, ale potem przy większej firmie warto mieć specjalistyczny system),
ü sprzęt komputerowy (jeżeli nie zajmie się tym dział IT),
ü wyposażenie niezbędne do przechowywania akt pracowników – to mogą być segregatory lub inne teczki przechowywane w zamykanych szafach, ale mogą być również specjalne systemy przechowywania dokumentów, którymi warto się zainteresować przy większej ilości akt,
ü system do rejestracji czasu pracy i dostępu do pomieszczeń - jeżeli będą Ci takie potrzebne,
ü inni zewnętrzni usługodawcy, którzy mogą być Ci potrzebni. Poza wcześniej już wymienionymi pamiętaj o firmach wspomagających zatrudnianie pracowników, firmach szkoleniowych i innych doradcach w branży HR.
Na tej podstawie spróbuj ustalić swój budżet, nie zapominając o budżecie na płace. I tu dobra rada: do swoich wstępnych przewidywań dołóż ok.70 – 90 % - zawsze jest coś o czym zapomniałeś lub coś co jest znacznie droższe niż przewidujesz.
I jeszcze kilka rad na koniec:
1. sporządź swój plan pracy na najbliższych kilka miesięcy i zaglądaj do niego często,
2. pracuj z listą zadań na bieżąco, notując nawet najdrobniejsze czy oczywiste rzeczy – w takim nawale możesz się łatwo pogubić,
3. nie zapomnij w tym początkowym okresie przynajmniej czasami wychodzić z pracy o normalnej porze!

A teraz drugi przypadek – firma już istnieje.

To też nie jest takie łatwe – bo wchodzisz do firmy, gdzie wszyscy wszystko wiedzą i wszystkich znają, a Ty nie!
Tak więc zacząć należy od procesu poznawania, najlepiej mniej więcej w podanej niżej kolejności. Poświęć ten czas również na zebranie wstępnych spostrzeżeń o tym co można lub trzeba zmienić, poprawić lub uzupełnić.

Nie rób uwag krytycznych od razu! Możesz się bardzo mylić, mając niepełny obraz sytuacji. Notuj jednak wszystko skrupulatnie! Przyda się później.

1. Zacznij od poznania swoich przełożonych i podwładnych (jeżeli ich masz), ich pozycji w firmie, sposobu myślenia i oczekiwań.
2. Przestudiuj dokładnie strukturę organizacyjną, zakresy obowiązków szefów poszczególnych działów (o ile są przygotowane) oraz inne dokumenty o firmie. Jeżeli nie ma formalnych opisów stanowisk lub nie są one przygotowane w pełni zgodnie z zasadami sztuki, to masz pierwsze zadanie na swojej liście rzeczy do zrobienia.
3. Poznaj szefów działów osobiście, spróbuj ocenić jakimi są osobami, na czym im zależy i jakie mają preferencje oraz jakie mają konkretne potrzeby na najbliższy czas. Układając swoje relacje z nimi nie daj się ustawić w pozycji „pomocnika”. Jesteś ich partnerem (to bardzo ważna różnica) – pamiętaj o tym!
4. Aby etap poznawania firmy był efektywny zaplanuj go w taki sposób, aby nie wszystkich i wszystko poznawać na raz. Planuj spotkania tak, aby mieć sporo czasu na każde z nich, jak również aby między nimi był czas na zastanowienie się, przejrzenie notatek, wyciągnięcie i spisanie wniosków.
5. Poznaj strukturę i wysokości wynagrodzeń. Przeanalizuj jak wyglądają te wynagrodzenia na tle rynku i na ile jest to system motywujący. Jeżeli stwierdzisz w tym zakresie niedoskonałości, to ze zmianami poczekaj do czasu kiedy lepiej poznasz firmę oraz jej konkurencję. A może warto pomyśleć o pomocy firm specjalizujących się w systemach wynagrodzeń?
6. Zapoznaj się z planem zatrudnienia oraz budżetem, przewidzianym na Twoją działalność. Nie denerwuj się, jeżeli nie zgadzasz się w pełni z tak zaplanowanymi danymi – jako „nowy” masz szansę to zmienić, musisz mieć jedynie bardzo solidne argumenty (oczywiście wtedy, gdy chcesz zwiększać wydatki).
7. Zapoznaj się ze wszystkimi wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami dotyczącymi pracowników. Nie zapomnij o bardzo ważnych regulacjach np. dotyczących praw podpisu, przebiegu dokumentów, praw dostępu oraz użytkowania różnych środków trwałych i innych. To bardzo żmudny etap ale konieczny.
8. Zapoznaj się ze sposobem przechowywana akt personalnych i z samymi aktami również (szczególnie jeżeli chodzi o szefów). Oceń czy akta prowadzone są poprawnie.
9. Jeżeli masz podwładnych, to poświęć im teraz dużo czasu – poznaj ich lepiej, sprawdź na ile są zadowoleni z tego co robią i czego oczekują w przyszłości, ale nie obiecuj niczego dopóki nie poznasz ich i firmy lepiej. Możesz się również od nich wiele dowiedzieć o różnych ważnych sytuacjach z przeszłości – to czasem pomaga lepiej rozumieć to, co dzieje się teraz.
10. Poznaj potrzeby wszystkich działów w dziedzinie HR – osoby do zatrudnienia, wyszkolenia, przeniesienia, czy zwolnienia i pamiętaj: notuj wszystko bardzo skrupulatnie.
11. Sprawdź, czy funkcjonuje w firmie system ocen okresowych. Jeżeli tak, to zapoznaj się z używanymi formularzami oraz (o ile to możliwe ze względu na ilość osób zatrudnionych) z wynikami ostatniej oceny. Jeżeli nie ma takiego systemu, to wpisz sobie na listę rzeczy do zrobienia. Jak funkcjonuje system ocen i jak go prawidłowo wprowadzić w firmie opiszemy w czwartej części naszego cyklu.
12. W trakcie całego procesu poznawania zwracaj szczególną uwagę na wszystkie inne specyficzne aspekty funkcjonowania firmy. Poznaj jej wewnętrzną kulturę, specyficzny język, sposoby porozumiewania się i chociaż trochę dopasuj się do tego! Zapytasz „a co jeżeli mi się to nie podoba?”. Pamiętaj, że jeżeli chcesz wprowadzić zmiany w tym zakresie, to najpierw musisz zostać zaakceptowany przez zespół.

Powiedzmy, że już w dużym stopniu poznałeś firmę (tak naprawdę to będziesz się jej uczył jeszcze długo). Teraz zbierz te wszystkie informacje, poukładaj je sobie i przeanalizuj raz jeszcze. Nadszedł czas na zrobienie na tej podstawie Twojego planu działania. Pamiętaj, aby planując, przewidzieć odpowiednią ilość czasu na realizację poszczególnych jego części (najlepiej od razu dodaj 60% na rzeczy niespodziewane).
W swoim planie umieść w początkowej fazie coś ważnego i widocznego dla wszystkich – zjednasz sobie tym ich uznanie i przychylność.
Na bazie tego wszystkiego przygotuj bardzo ciekawą prezentację na temat sytuacji zastanej w firmie i Twojego planu działania, którą przedstawisz kierownictwu. Zbudujesz dzięki temu swoją pozycję w firmie, zdobędziesz akceptację oraz lepsze zrozumienie dla swoich przyszłych działań. Zaakceptowanie Twoich planów przez szeroko rozumiane kierownictwo jest szalenie istotne, gdyż Twoje działania będą miały ścisły związek z nimi. Pamiętaj również, że w dziedzinie HR wiele osób czuje się „świetnymi specjalistami” i będzie miało wiele uwag na bieżąco. Słuchaj tych uwag, ale rób to, co uważasz za stosowne.
Zanim zorganizujesz spotkanie z kierownictwem firmy (z doświadczenia wiemy, że warto) skonsultuj pomysł i zawartość Twojej prezentacji ze swoim bezpośrednim szefem – musisz mieć poparcie dla swoich działań przede wszystkim z jego strony. A poza tym nikt nie lubi być zaskakiwany, więc oszczędź mu tego.

Na tym kończymy pierwszą część naszego cyklu. Jeszcze tylko jedna sprawa na koniec. Wszystkie powyższe rady stosuj uważnie. Pamiętaj, że każda organizacja ma swoją własną specyfikę i wymaga indywidualnych rozstrzygnięć. Sam musisz wypracować własną heurystykę działania. Tylko wtedy będzie ona skuteczna. Mamy jednak nadzieję, że nasze przemyślenia będą Ci pomocne.
Zapraszamy równocześnie do wymiany poglądów w zakresie tworzenia i realizacji polityki personalnej. Może dzięki nim, wspólnie uda się nam stworzyć bardzo praktyczny poradnik dla początkujących (i zaawansowanych ?) Szefów HR. Następny artykuł „Rekrutujesz kadrę” już wkrótce.


Specialist & Friends Sp. z o.o.
Jadwiga Kuczkowska, aktualnie współwłaściciel firmy Kuczkowska Lebiedzińska Konsulting.Dariusz Milczarek, Prezes Zarządu firmy szkoleniowej Specialist & Friends